Успевать все на работе и достигать превосходных результатов, уделять время развитию, находить возможность для того, чтобы позаботиться о себе и близких – идеальная картинка, которая кажется почти недостижимой. И, действительно, без грамотного управления собственными ресурсами здесь не обойтись. На помощь к нам приходят инструменты тайм-менеджмента – об этом мы и хотим вам сегодня рассказать.
Важные и срочные – делайте в первую очередь, комментарии здесь излишни, последствия невыполнения этих задач могут привести к нежелательным для вас результатами.
Важные и несрочные – запланируйте и выполняйте по мере появления ресурса времени и сил, так как эти задачи очень часто имеют тенденцию переходить в разряд «важных и срочных» или тесно связаны с вопросами развития и долгосрочных целей.
Неважные и срочные – делегируйте, зачастую эти задачи может выполнить другой человек, и они не требуют специфических навыков.
Неважные и несрочные – разрешите себе не делать вовсе.
Важные и срочные дела нужно обязательно сделать и поставить на них главный приоритет, важные и несрочные дела можно отложить на будущее, но обязательно запланировать их, неважные и срочные лучше делегировать, а неважные и несрочные — удалить.
2. Составьте план задач на день. Примерно оцените, сколько времени потребует выполнение той или иной задачи из вашего списка. Посмотрите, есть ли в списке задачи, которые имеют жесткие временные рамки, например: совещание назначено на 15:00, собеседование на 10:00, визит к стоматологу на 19:00. Эти задачи внесите в план дня в первую очередь. Задачи, не имеющие жесткой привязки по времени, распределите в свободные промежутки согласно приоритетам. Планировать свой день можно вечером или утром, перед началом рабочего дня.
«Съешь лягушку». Есть важные задачи, которые необходимо выполнить, но при этом они не вызывают у нас энтузиазма («задачи-лягушки»), и вы начинаете откладывать их. Вы теряете много энергии, обдумывая и пытаясь избежать их выполнения, торгуясь с самим собой. Сделайте их в первую очередь. Поставьте галочку в графе «Выполнено» и двигайтесь дальше спокойно и сосредоточенно.
Не отвлекайтесь. Очень часто низкая эффективность выполнения задач связана с «пожирателями времени», которые отвлекают ваше внимание: разговоры о погоде, отвлечение на соцсети, мессенджеры, просмотр новостей и т. д. Тренируйте концентрацию внимания, для этого существует множество приложений и техник, которые помогут завести привычку работать по таймеру. Например:
Для отслеживания времени будут полезны и приложения для смартфонов, например: Focus To-Do, Trello, Forest и Todoist. Главное — найти приложение с таким функционалом, который будет на 100% удобным именно для вас.
Заключить сделку с самим собой. Если вы не хотите по каким-либо причинам приступать к задаче, попробуйте договориться с собой и уделить ей 5/30/60 минут. Так вы не будете ощущать сопротивления и будете знать, что полностью контролируете ситуацию.
«Разделите слона на бифштексы». Большие задачи разделите на несколько маленьких и приступайте к выполнению. При таком подходе вас не будет пугать большой объем работы, ведь перед вами будет список из конкретных и легко достижимых шагов.
Мотивируйте себя. Не стесняйтесь назначать себе награды за эффективное выполнение задач и достигнутые результаты.
14 февраля 2024 г.
